管理会社の不祥事はあとをたたない。今年もマスコミで数回たたかれている。人様のマンションを管理する管理会社が自分の社員も管理できないとはなんて事だ。

しかもマンションの管理組合にご迷惑をおかけしている。新聞の記事によると高額の横領とか信じられない事がおきている。

金品を保証すればそれでいいという問題ではない事は管理会社のスタッフも重々感じていることだと思います。

また、そういう不祥事が再発しない為の手段、対策に翻弄しているのも分かります。

しかし、多くのマンションにお住まいの方々はある程度管理会社を信用信頼しているのも事実なんです。

なんだかんだクレームはつけますが、基本のところで管理会社を信用しているのです。

信用、信頼というベースの上で、この問題はどうするのだ、あの問題はどうするのだ、というコミュニティが管理組合員と管理会社とのあいだの付き合い方だと思います。

よく「マンションの管理業はクレーム産業だ」という方がいらっしゃいますが、クレームととるか、コミュニティととるか　で大きく変わってきます。

クレームと捉えると毎日が辛くて辛くてたまりません。マンションの居住者の方々にもいいアドバイスやいい管理業務の遂行ができません。いいコミュニティの提供ができなくなります。

マイナス思考は良い方向には導いてくれません。むしろ犯罪方向に追い込まれたり 「ふと、魔がさした・・・」り　悪い闇方向に引っ張られる可能性があります。

たいがい、ひとつのマンションの担当者はひとりです。管理人もひとりです。そして多くの方の管理費や修繕積立金や駐車場代、駐輪場代を預かったり、払い戻しや経費としての出費管理、工事代金の支払いなどをおこなっているのです。

さらには一人で管理組合の理事会の議事録作成をしているのです。時には夜遅くの理事会に一人で出席し、一人で議事録を書き、銀行からの支払いを理事長に代わって一人で実行する。

上司に見せても、上司は理事会に同席していないので本人の報告を信じるしかない。まさか、その場から昨晩の理事会の内容を理事長に電話して確認する訳にはいかない。

管理会社の盲点とも言える構造的欠陥です。

管理人についても、一人で管理室にいて会社の管理部から駐輪場の集金を頼まれる事が多い。金額が少ないので振込みよりも現金で管理室に持ってきてもらう場合が多い。

いつ、何号室の方が持ってきたか、管理会社の上司は確認のしようがない。片っぱしから電話して「お宅はいつ駐輪場の支払いを持ってきましたか」とはまさか聞けない。

管理人の報告を信用するしかない。まして駐輪場は１ヶ月２００円とか３００円とか多い所でも５００円程度です。毎回毎回、チェックし、電話連絡などほとんどしていない。

これも管理会社の盲点です。構造的欠陥です。さらにはマンションの収支決算書の作成や領収書のチェック体制、管理組合での飲み食いの清算方法などなど危険個所がたくさんあります。

特に分かりずらい日常のメンテナンス費の支払いや不具合箇所の小工事の支払い、緊急工事の支払い額、等々の妥当性の問題。危険です。

これらは管理会社の担当者や管理人に任せきりの場合が多いのです。まかせきりですから誰もチェックできない場合が多いのです。

しかたがない、犯罪をおかした人の人間性に問題がある、のではないのです。管理会社の構造的欠陥が犯罪を作る土壌になっている場合が多いのです。

すでにこの構造的欠陥を改善している管理会社ももちろんあります。すべての管理会社がこうだとは言っているのではありません。 この構造的欠陥を改善する方法として、管理部の担当者の一人制を二人制にする事でほとんどの心配事は解決します。

「そんなただでさえ管理費が厳しい状態で社員の増員ができる訳がないでしょう。」という経営者の声が聞こえてきます。

増員するのではないのです。ひとつのマンションのメインフロントマンは一人です。それにサブのフロントマンを付けるのです。サブのフロントマンの仕事はメインフロントマンのチェック担当です。

メインフロントマンが一人で理事会に出席し、数日後に議事録をサブフロントマンが理事長に承認の印鑑をもらいに行く。議事録には理事長とサブフロントマンの二人の承認印が必要とする。もちろん議事録の内容の確認はサブフロントマンと理事長もともにチェックする事になります。

支払い書や収支決算書等々も同様にすべて二重チェックシステムにする。Aというマ

ンションのメインフロントマンが●●氏、　Bというマンションの　メインフロントマンが

■■氏、Aマンションのサブフロントマンが■■氏、Bマンションのサブフロントマンが

●●氏というふうに社内の現有の社員で相互に組み立てを行い、定期的にサブフロントマンをローテーションさせる。

こういうやり方で管理組合の方々にも「より安心して頂けるために」と告知し、協力を 求める。こういうシステム作りに取り組み、それらを管理組合に報告し、理解をして頂 く事、これこそが管理会社の付加価値になると思います。

ここに上げた方法はひとつのやり方に過ぎないのですが、要は不祥事を出さない、出させないシステム作りを考え実行する事が大切であると思います。

別に管理費を上げて下さい。と言っているのではないのです。誰がみても「なるほど、 安心かも」と思っていただく事が大切で、それらを付加価値として売り物にして行く勇 気が居住者の安心と信頼につながると思います。

更に、マンションの劣化に対する管理会社の付加価値の問題があります。

これは次回につづく




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